Schutz für Mutige: Das Hinweisgeberschutzgesetz und seine Auswirkungen

Alles über das neue Whistleblower Schutzgesetz

In einer Welt, in der Korruption und Missstände durchaus zur Realität gehören, spielen Whistleblower eine entscheidende Rolle bei der Aufdeckung von Fehlverhalten und der Wahrung von Integrität. Die Enthüllungen von Edward Snowden über die Massenüberwachung oder die Veröffentlichungen von Chelsea Manning über Kriegsverbrechen haben gezeigt, wie wichtig es ist, Personen zu schützen, die den Mut haben, Missstände aufzudecken. Aus diesem Grund hat die Politik reagiert und in vielen Ländern, darunter auch in Deutschland, das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) eingeführt. Am 12. Mai 2023 wurde im deutschen Bundesrat dem ausgearbeiteten Hinweisgeberschutzgesetz zugestimmt, dass nun seit dem 02. Juli 2023 in Kraft getreten ist. 

Um ein einheitliches Schutzniveau zu erreichen, wird der Kreis der Beschäftigungsgeber durch den Gesetzgeber weit gefasst. Deshalb stehen unter anderem auch Hotels und gastronomische Betriebe unter Druck. Denn Sie sind nun gesetzlich dazu verpflichtet, eine interne Meldestelle für mögliche Hinweisgeber einzurichten. In diesem Blogartikel werden Ihnen die gesetzlichen Vorgaben erläutert und wie Sie diese in Ihrem Unternehmen umsetzen können.

Was ist das Hinweisgebergesetz?

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), auch als Whistleblower-Schutzgesetz bekannt, ist eine rechtliche Maßnahme, die dazu dient, Personen, die Fehlverhalten oder illegale Aktivitäten in einem Unternehmen oder staatlichen Einrichtungen aufdecken, vor beruflichen oder rechtlichen Konsequenzen zu schützen. Das Gesetz zielt darauf ab, eine sichere und geschützte Umgebung für Whistleblower zu schaffen, damit sie ihre Informationen ohne Angst vor Repressalien oder Vergeltungsmaßnahmen weitergeben können. 

Wie werden Whistleblower vor möglichen Repressalien geschützt?

Einer der wichtigsten Aspekte des HinSchG besteht darin, dass es Whistleblower vor verschiedenen Arten von Vergeltungsmaßnahmen schützt. Dazu gehören Kündigungen, Versetzungen, Gehaltskürzungen oder Rufschädigungen. Das Gesetz schafft einen klaren rechtlichen Rahmen, der es den Hinweisgebern ermöglicht, ihre Informationen sicher und anonym weiterzugeben, ohne ihre Karriere oder ihr Wohlergehen zu gefährden. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Whistleblower das Vertrauen haben, dass ihre Enthüllungen ernst genommen und gründlich untersucht werden, um effektive Maßnahmen gegen das aufgedeckte Fehlverhalten (z.B. beim Arbeitsschutz, Gesundheitsschutz, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz etc.) ergreifen zu können.

Ab welcher Mitarbeiterzahl müssen die Vorgaben zum HinSchG umgesetzt werden?

Das seit dem 02. Juli 2023 in Kraft getretene HinSchG gibt eindeutig vor, das Unternehmen und Organisationen, interne Mechanismen zum Schutz von Hinweisgebern ab 50 Mitarbeitern & Mitarbeiterinnen (also regelmäßig beschäftigte Arbeitnehmer*innen des Betriebes -> auch Azubis, Teilzeitkräfte, Aushilfen sowie regelmäßig eingesetzte Leiharbeiter etc.) einzurichten haben. Somit unterliegen Unternehmen ab dieser Mitarbeiterzahl den gesetzlichen Vorgaben, interne Whistleblowing-Kanäle zu schaffen und sicherzustellen, dass Beschwerden vertraulich behandelt und gründlich untersucht werden. 
Kleinere Unternehmen bis zu 49 Beschäftigten, sind von der Pflicht zur Einrichtung eines internen Meldekanals ausgenommen. Die Schutzvorschriften des HinSchG (insbesondere der Schutz vor Repressalien nach § 36 HinSchG) dürfte aber wohl auch in diesen Unternehmensgrößen gelten, wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer einen Rechtsverstoß meldet.

Welche Melde-Möglichkeiten haben Hinweisgeber?

Es wird zwischen internen und externen Meldestellen unterschieden.
Eine interne Meldestelle wird vom jeweiligen Unternehmen eingerichtet und bietet jedem Mitarbeiter:in bei Bedarf die Möglichkeit, hierüber eine Auffälligkeit melden zu können. Die externen Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand zur Verfügung gestellt werden. Eine zentrale, externe Meldestelle soll beim Bundesamt für Justiz (BfJ) geschaffen werden. Daneben sollen weitere Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt als weitere externe Meldestelle mit Sonderzuständigkeiten eingerichtet werden. 
Somit kann ein Hinweisgeber selbst wählen, ob er für seine „Meldung“ die interne Stelle seines Unternehmens auswählt, oder aber die externe Stelle des Bundesamtes für Justiz vorzieht.

Welche Anforderungen gelten in Bezug auf eine interne Meldestelle als Arbeitgeber?

Für Sie als Verantwortliche(r) ergeben sich einige wichtige Anforderungen, die es zu beachten gilt, wenn es um die Umsetzung des HinSchG geht. 

1. Richtlinie und Prozesse: Entwickeln Sie eine klare Richtlinie zum Hinweisgeberschutz und etablieren Sie effektive interne Prozesse für die Entgegennahme, Untersuchung und Behandlung von Hinweisen. Hierbei ist sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter*innen über die Richtlinie informiert sind und wissen, wie sie Bedenken melden können.

2. Vertraulichkeit und Anonymität: Schaffen Sie Möglichkeiten für Hinweisgeber*innen, ihre Meldungen vertraulich und anonym zu machen, so dass Informationen und Identitäten der Hinweisgeber geschützt werden und nur den Personen zugänglich sind, die mit der Untersuchung befasst sind.

3. Keine Vergeltungsmaßnahmen: Gewährleisten Sie, dass Hinweisgeber*innen vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind. Es ist wichtig, eine Unternehmenskultur zu fördern, in der das Melden von Missständen positiv angesehen wird und keine Nachteile für Hinweisgeber*innen mit sich bringt.

4. Untersuchung und Reaktion: Nehmen Sie Hinweise ernst und führen Sie gründliche Untersuchungen durch. Gewährleisten Sie, dass angemessene Maßnahmen ergriffen werden, um auf festgestellte Missstände zu reagieren und diese zu beheben. Halten Sie die Hinweisgeber über den Fortschritt der Untersuchung auf dem Laufenden.

5. Schulung und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter*innen über das HinSchG und dessen Bedeutung. Sensibilisieren Sie sie für die Notwendigkeit, Missstände zu melden und wie in einem möglichen Fall die richtige Vorgehensweise auszusehen hat.

6. Externe Meldekanäle: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter*innen über die Möglichkeit, Hinweise auch an externe Stellen zu melden, falls sie diesen Weg bevorzugen sollten. Geben Sie ihnen Informationen über externe Stellen und Organisationen, die als Anlaufstellen dienen können.

7. Dokumentation und Aufbewahrung: Dokumentieren Sie sorgfältig alle Hinweise, Untersuchungen und getroffenen Maßnahmen. Bewahren Sie diese Unterlagen für einen angemessenen Zeitraum auf, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.

8. Compliance mit Datenschutzbestimmungen: Achten Sie darauf, dass bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Hinweisen die geltenden Datenschutzgesetze eingehalten werden.

Welche technischen Voraussetzungen müssen zur Schaffung einer internen Meldestelle geschaffen werden?

Bei der Umsetzung des HinSchG in einem Hotel oder eines Restaurants mit mehr als 50 Mitarbeitern gibt es verschiedene technische Möglichkeiten, die Ihnen helfen können, effektive interne Meldekanäle und Hinweisgebersysteme einzurichten. Hier sind einige Optionen:

1. Whistleblowing-Plattformen: 
   Es gibt spezialisierte Softwarelösungen und Plattformen, die Unternehmen dabei unterstützen, ein sicheres und anonymes Hinweisgebersystem zu implementieren. Diese Plattformen bieten Funktionen wie sichere verschlüsselte Kommunikation, anonyme Berichterstattung und Fallmanagement-Tools zur effizienten Bearbeitung von Hinweisen.
2. E-Mail- oder Webformulare:
   Sie können interne E-Mail-Adressen oder Webformulare einrichten, über die Mitarbeiter*innen Bedenken oder Hinweise melden können. Stellen Sie sicher, dass diese Kanäle sicher und vertraulich sind, und bieten Sie die Möglichkeit der anonymen Meldung an.
3. Hotline oder Telefon-Hinweisgebersysteme: 
   Eine telefonische Hotline kann Mitarbeitern eine weitere Möglichkeit bieten, Hinweise zu melden. Sorgen Sie dafür, dass die Hotline von Dritten betrieben wird, um die Anonymität der Hinweisgeber zu wahren.
4. Interne Chat-Plattformen: 
   Wenn Ihr Unternehmen über eine interne Chat-Plattform verfügt, können Sie spezielle Kanäle oder Gruppen einrichten, über die Mitarbeiter*innen Bedenken oder Hinweise austauschen können. Gewährleisten Sie hierbei, dass diese Kanäle vertraulich sind und dass die Identität der Hinweisgeber*innen hierüber ebenfalls geschützt wird.
5. Digitale Dokumentenverwaltung: 
   Nutzen Sie digitale Dokumentenverwaltungssysteme, um Hinweise und Untersuchungsberichte sicher und vertraulich zu speichern. Hierbei sollten ausschließlich autorisierte Personen Zugriff auf diese Informationen haben können.
6. Vertrauliche Postfächer: 
   Richten Sie spezielle Postfächer oder physische Briefkästen ein, in die Mitarbeiter*innen vertrauliche Hinweise oder Dokumente einwerfen können. Diese sind regelmäßig zu überprüfen und es muss sichergestellt sein, dass die Vertraulichkeit zu jeder Zeit gewahrt bleibt.
7. Personen, die Aufgaben der internen Meldestelle übernehmen,
   • müssen unabhängig sein,
   • müssen fachkundig sein,
   • dürfen keinen Interessenkonflikten unterliegen.

Die Aufgabe kann beispielsweise von Korruptions- oder Integritätsbeauftragten, Rechtsanwälten oder einem externen Datenschutzbeauftragten übernommen werden.

Wie schnell muss ein Hinweis bearbeitet werden?

Die EU-Richtlinie schreibt vor, nachvollziehbare Melde- und Bearbeitungsstrukturen für Hinweise auf Unregelmäßigkeiten einzurichten. Hierbei sind die folgenden Bearbeitungsschritte und -fristen einzuhalten bzw. zu befolgen:

• Der Eingang der Meldung ist innerhalb von sieben Tagen zu bestätigen.
• Der Hinweisgeber/die Hinweisgeberin ist spätestens nach drei Monaten zu informieren, welche Maßnahmen aufgrund der Meldung ergriffen wurden.

Zudem muss das gesamte Verfahren protokolliert und dokumentiert werden. Zur dokumentierten Verwaltung der Hinweisvorgänge bietet sich z. B. ein DSGVO-konformes Compliance-Management-System an. Die Dokumentation muss zwei Jahre nach Abschluss des Verfahrens DSGVO-konform gelöscht werden.

Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen das HinSchG?

Verstöße gegen die Vorgaben des HinSchG werden als Ordnungswidrigkeiten mit einer Geldbuße geahndet. Die Höhe des Bußgeldrahmens hängt vom jeweiligen Verstoß ab. Mit einem Bußgeld kann belegt werden, 

• wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht) -▶ bis zu 50.000 Euro
• wer eine verbotene Repressalie ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder leichtfertig das Vertraulichkeitsgebot missachtet -▶ bis zu 50.000 Euro
• wenn fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird -▶ bis zu 10.000 Euro.
• wenn Unternehmen, ihrer Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen -▶ bis zu 20.000 Euro. Hinweis: Diese Bußgeldvorschriftt findet erst ab dem 17. Dezember 2023 seine Anwendung. Bis dahin wird also kein Bußgeld wegen fehlender Einrichtung oder Nichtbetrieb verhängt.

Fazit:

Alle Hoteliers & Gastronomen, die unter die Einrichtungspflicht des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen, sind spätestens jetzt gefordert, sich mit der Einrichtung einer interner Meldestrukturen bis zum 16. Dezember 2023 intensiv zu beschäftigen. Ein effektives Hinweisgebersystem, ggfs. kombiniert mit einer Whistleblowing-Ombudsperson, ist dafür wohl der ratsamste Ansatz. Bitte berücksichtigen Sie bei der Zeitplanung auch, dass ein solches Verfahren in der Regel der Mitbestimmung eines vorhandenen Betriebsrates unterliegt.

Unsere kompetenten Datenschutzbeauftragten bieten Ihnen eine vertrauensvolle sowie effiziente (Vor-)Bearbeitung von eingehenden Meldungen in einem technisch sicheren und zuverlässigen Portalumfeld an, so dass Sie sich auf die wesentlichen Dinge Ihres Geschäftsalltages konzentrieren können. Gerne beraten wir Sie hierzu.

Herzlichst,

Ihr Jan Schmidt-Gehring

(Dieser Blogartikel soll nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl dieser Artikel mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.)