Unternehmensführung mit Kennzahlen

Kennzahlen und KPIs in der Hotellerie und Gastronomie

„Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch“, sagt Stefan Binz und plädiert für die Einführung von Kennzahlen bzw. KPIs für die Unternehmenssteuerung. Lesen Sie, weshalb Kennzahlen so wichtig für die wirtschaftliche Analyse und das Controlling sind und welche KPIs es gibt.

KPI Controlling

KPI (Key Performance Indicator) ist zur Unternehmenssteuerung gut geeignet. Übersetzen kann man es mit „wichtiger Leistungsindikator".

Mit KPI-Controlling steuert man ein Unternehmen erfolgreich. Das Controlling mit KPIs ist eine einfache Form des Controllings. Es eignet sich daher gut für Gastronomen und Hoteliers. 

Es ist ein einfaches Prinzip: die Kennzahl (KPI), misst einen wichtigen Erfolgsfaktor. Wenn das Messergebnis gut ist, machen Sie so weiter. Wenn es schlecht ist, greifen Sie ein, um entgegenzusteuern. Ich präsentiere Ihnen wichtige KPIs vor und zeige Ihnen, dass KPIs nicht nur aus dem Finanzbereich und der Buchhaltung kommen müssen.

Deshalb brauchen Sie KPIs!

Die KPI (Kennzahl) ist ein Gradmesser, ob im Unternehmen alles wie gewünscht läuft. Sie ist leicht zu erfassen und bringt einen Sachverhalt präzise auf den Punkt. Wenn zum Beispiel die Wareneinsatzquote zu hoch ist, läuft im Einkauf etwas falsch oder es wird unwirtschaftlich mit Material umgegangen.

Welche KPIs gibt es?

Mit KPIs wird der Unternehmenserfolg gemessen und geprüft ob sich ein Unternehmen auf Kurs befindet. Zeigt eine KPI eine Schwachstelle auf, gilt es einzugreifen und entgegenzuwirken sowie Maßnahmen und Strategien zu entwickeln, die das Unternehmen wieder auf Kurs bringen. Aber welche Kennzahlen gibt es eigentlich?

• Erfolgskennzahlen: Rohertrag, EBIT, vorläufiges Ergebnis
• Liquiditätskennzahlen: Cashflow, Liquiditätsgrade
• Spezifische Kennzahlen: Gastro-Kennzahlen

Typische Branchenwerte sind wichtige Anhaltspunkte für einen Unternehmer. Als Benchmarks bezeichnen wir die Werte der jeweils besten Unternehmen einer Branche.

Kostenkennzahlen: typische Kostenquoten aus der BWA ⇒ Kostenquote = Kostenart / Umsatz

KPIs für Kundenzufriedenheit
KPIs für Mitarbeitermotivation
KPIs für Innovationskraft
KPIs für Prozessqualität

Wie viele KPIs brauche ich?

Es gibt eine Vielzahl von KPIs. Um nicht den Überblick zu verlieren, sollten Sie sich auf die für Sie wichtigsten Kennzahlen beschränken (Ich empfehlen etwa 3 bis 5 KPIs zu definieren).

Denn das Wichtige bei den Kennzahlen sind letztendlich die Folgerungen und ggf. die Maßnahmen, die Sie ergreifen, um ihr Unternehmen auf Kurs zu halten – bzw. auf Kurs zu bringen.

KPIs für die Gastronomie

• Umsatz
• Umsatz pro Servicemitarbeiter und/oder Koch
• die Auslastung Restaurant (in%)
• der Umsatz pro Tisch oder Sitzplatz
• Wareneinsatz
• Personalkosten
• Durchschnittsbon

Viele KPIs erhalten Sie in über Ihre Kassensoftware und aus Ihrer BWA

Die drei wichtigen KPIs aus Ihrer BWA:

Eine wichtige Quelle für gute KPIs, ist die Auswertung der BWA. Da Sie die BWA in der Regel jeden Monat vom Steuerberater erhalten, sind diese Kennzahlen leicht zu ermitteln. In der folgenden Tabelle sehen Sie wichtige KPIs, die Sie aus der BWA und der Finanzbuchhaltung ableiten können.

Welche Faktoren sind wichtig für den Erfolg Ihres Hotels oder Restaurants?

Wenn Sie nach den richtigen KPIs fragen, sollten Sie sich die wichtigsten Erfolgsfaktoren für Ihren Betrieb ansehen. Es sind die Faktoren, die den Betrieb aktuell und in der Zukunft erfolgreich machen. Hier ein paar typische Beispiele:

• Kundenzufriedenheit / Kundenbegeisterung (Bewertungen)
• Produktivität (Arbeitszeitkonto)
• Motivierte Mitarbeiter
• Nachhaltige Qualität im Speisenangebot  

Kennen Sie Ihre Erfolgsfaktoren?

Diese Erfolgsfaktoren können Sie mit der klassischen Buchhaltung nur bedingt messen. Die Produktivität Ihrer Mitarbeiter können Sie messen, wenn Sie z.B. die Umsätze pro Mitarbeiter erfassen und mit dem Branchendurchschnitt vergleichen. Nehmen wir Beispiele, wo die finanzwirtschaftlichen Kennzahlen an ihre Grenzen kommen:

• Umsatzsteigerungen sind das Resultat bzw. die Belohnung für Kundenorientierung und Servicequalität. 
• Niedrige Kosten sind das Resultat hoher Mitarbeitermotivation und fehlerfreier Abläufe
• Langfristiges Wachstum ist das Resultat von innovativem Handeln.

Wie kann man die Erfolgsfaktoren dann messen? Welche KPIs erfüllen gleichzeitig unsere 3 Anforderungen (Einfache Ermittlung, Handlungsrelevanz und Messung des Erfolgsfaktors)? Hier ein paar Beispiele für KPIs, die wir aus den wichtigsten Erfolgsfaktoren ableiten können:

KPIs für Gästezufriedenheit

• Anzahl positiver Bewertungen pro Jahr
• Stammgästeanteil
• Gästefluktuation

KPIs für Produktivität

• Umsatz / Mitarbeiter
• Umsatz / Tisch
• Stuhlumschlagsgeschwindigkeit
• Durchlaufzeit / Aufenthaltsdauer

KPIs für Mitarbeitermotivation

• Fehlzeitenquote
• Fluktuationsquote
• Fehlerquote

KPIs haben auch Eigenheiten!

Der größte Fehler im Umgang mit KPIs, ist der, gar keine zu definieren bzw. zu benutzen. Sie sollten des Weiteren insbesondere auf zwei Punkte achten:

• KPIs sind auch Finanzkennzahlen: Kennzahlen aus dem Finanzbereich sind wichtig, messen die betrieblichen Erfolgsfaktoren aber nicht vollumfänglich.
• Das System der KPIs ist zu komplex: Es besteht die Gefahr der Paralyse (Lähmung) durch Analyse (Untersuchung). Entscheidend ist, dass Sie aus den KPIs Maßnahmen entwickeln.

Die Unternehmermanufaktur kann Ihnen dabei helfen, die KPIs für Ihr Unternehmen festzulegen.
Um Systematik in Ihre Kennzahlen zu bekommen, empfiehlt es sich, ein Dashboard einzurichten.

Kontaktieren Sie uns, wenn Sie Interesse an einem kostenlosen Erstgespräch haben.

KPIs Empfehlung

KPIs sind kein Selbstzweck, sondern sollen Ihnen kurz und präzise die Situation in Ihrem Unternehmen verdeutlichen.

• Beschränken Sie sich auf 3 bis 5 KPIs.
• Die KPIs sollten nicht nur Finanzkennzahlen, sondern auch Erfolgsfaktoren aus dem Betrieb sein.
• Stellen Sie Ihr Set an KPIs in einem Dashboard zusammen. Das Dashboard (Armaturenbrett) hilft Ihnen, die Ergebnisse zu visualisieren.
• Verzetteln Sie sich nicht mit der Ermittlung der KPIs. Oft bieten beispielsweise Buchhaltungsprogramme gute Auswertungen, mit denen Sie arbeiten können.

KPIs Ein Beispiel

Beispiel Dashboard

Bis zum nächsten Mal
Ihr
Stefan Binz