Sieben Tipps für hektische Zeiten – Stress bewältigen

Sieben Tipps für hektische Zeiten – Stress bewältigen

(Weihnachts-)Stress erfolgreich bewältigen

Hektik in der Weihnachtszeit
Weihnachtsstress (fotolia/Jürgen Fälchle)

Die letzten Tage des Jahres sind ganz oft Tage der Hektik, des Stresses und der vielen vielen Aufgaben, die unbedingt noch erledigt werden müssen. Und oft gehen darüber Höflichkeit, Freundlichkeit und auch guter Service den Bach hinunter. Deshalb will ich Ihnen ein paar Tipps geben, wie Sie sich selbst und Ihren Mitmenschen helfen können, nicht ganz durchzudrehen, sondern vielleicht nur ein bisschen. Und ich habe den Text auch ganz bewusst etwas kürzer gehalten, denn … na ja – Sie wissen schon.

Das Zauberwort meiner Ansicht nach, das uns allen hilft, die hektische Zeit zu überstehen, ist „Gelassenheit“. Denn überall verlangen wir selbst und wird von uns verlangt, dass möglichst Alles noch vor Heiligabend fertig wird. Und da der 24. dieses Jahr ein Sonntag und gleichzeitig auch noch der 4. Advent ist, muss genau genommen alles schon am 22. Dezember erledigt sein. Das fängt in den Firmen an, wo Weihnachtskarten verschickt werden müssen, aber das ist nur das Geringste. Die Buchhaltung schwitzt über dem Jahresabschluss, Rechnungen müssen bezahlt, Einnahmen und Reisekosten gebucht und Konten geklärt werden, die wichtigsten Kunden müssen besucht oder wenigstens angerufen werden. Und was im privaten Bereich alles organisiert, bedacht, vorbereitet, gekauft, gebastelt, gemalt, geschenkverpackt und verteilt werden muss, will ich gar nicht auflisten. Es würde den Rahmen dieses Textes sprengen.

Aufgaben Aufschreiben

Deshalb mein erster Tipp: Schreiben Sie sich alles auf, was in den nächsten Tagen zu tun ist. Machen Sie es schriftlich. Und schreiben Sie wirklich alles auf, jede noch so kleine Kleinigkeit. Sobald es auf dem Papier steht, entlastet es Ihr Gedächtnis, denn Sie müssen es sich nicht mehr selber merken. Es steht ja auf Ihrer Liste.

Und dann sortieren Sie die Aufgaben nach drei Kriterien. In die erste Spalte kommen die Dinge, die wirklich vor dem 22. Dezember erledigt werden müssen. Die zweite Spalte ist für Dinge, die auch zwischen den Feiertagen gemacht werden können. Und wenn Sie Ihre Weihnachtskarten partout nicht mehr hinkriegen, dann schreiben Sie sie in die zweite Spalte. Denn niemand wird Ihnen böse sein, wenn Sie zur Abwechslung mal Ihre Karten zum Jahreswechsel verschicken.

Und in die dritte Spalte kommen alle Aufgaben, die notfalls auch noch nach Neujahr erledigt werden können. Sie werden sehen: es wird schon etwas weniger und vor allem übersichtlicher.

Gutes Zeitmanagement

Zeitmanagement
Zeitmanagement

Als zweites empfehle ich Ihnen, sich wie beim guten Zeitmanagement einen Plan zu erstellen, wann Sie was erledigen werden. Mit Datum und Uhrzeit und, ganz wichtig, mit Reservezeiten für die rote Ampel, für die Parkplatzsuche, für die Schlange an der Kasse und für das kurze, aber nicht zu vermeidende Gespräch mit den Nachbarn.

Der Erledigungsplan

Wenn Sie dann, und das ist der dritte Tipp, am Abend einen Zeit- und Erledigungsplan für den nächsten Tag schreiben, dann bereitet sich nicht nur Ihr Unterbewusstsein im Schlaf schon auf den Tag vor, sondern Sie sparen am nächsten Tag, das haben Forscher herausgefunden, eine ganze Stunde Zeit, weil Sie Ihre Aufgaben strukturiert und zielgerichtet abarbeiten. Außerdem werden Sie ruhiger schlafen, weil Sie nicht mehr darüber nachdenken müssen, was noch alles gemacht werden soll. Denn es steht ja auf Ihrem Plan. Und nennen Sie Ihren Plan auch wirklich den „Erledigungsplan“, das klingt und liest sich ganz anders, als wenn sie „Aufgaben“ oder „To-Do-Liste“ darüber schreiben würden. Die wichtigsten Aufgaben schreiben Sie außerdem auch in Ihren Kalender, wie einen Termin. Machen Sie Termine mit sich selbst, das klingt komisch, es hilft aber, die Dinge tatsächlich zu tun.

Die Zeit effizient nutzen

Mein vierter Tipp: Erledigen Sie die Dinge zu Tageszeiten oder an Orten, die für andere ungewöhnlich sind. Beispiel: Gehen Sie gleich früh morgens um acht Uhr aufs Postamt, seien Sie die Erste oder der Erste am Schalter. Und wenn Sie nicht gerade die ganz sperrigen Pakete zu verschicken haben, dann gehen Sie doch mal in eine der Postagenturen im Vorort oder auf dem Land. Dort ist oft viel weniger los als auf der Hauptpost in der Stadt. Entsprechend haben Sie keine Wartezeit und ich habe heute früh auf einer solchen Postagentur sogar einen kleinen Nikolaus geschenkt bekommen.

In Hotels und Restaurants wird den Kellnern eingebläut, nie einen Gang „leer“ zu gehen. Das kostet Zeit und bringt nichts. Machen Sie es auch privat wie die Kellner: Verbinden Sie Wege miteinander. Erkundigen Sie sich nach den Öffnungszeiten der verschiedenen Läden und Ämtern und machen Sie Ihre Tour dann, wenn alle geöffnet haben. Wir alle verbringen unglaublich viel Zeit im Auto auf dem Weg zu und von unseren Terminen, oft sogar mehr Zeit als tatsächlich vor Ort bei unserem Termin. Das ist eigentlich verlorene Zeit, die wir anders effektiver nutzen können. Man sagt zwar immer, Zeit sei Geld, aber genau genommen sollten wir mit unserer Zeit noch viel vorsichtiger umgehen, als mit unserem Geld. Denn Geld können wir uns leihen und Geld können wir auch speichern, ansparen, wenn wir etwas davon übrig haben. Die Zeit dagegen können wir nicht auf die Bank tragen, wenn wir mal eine Stunde übrig haben, um sie zu Zeiten wie diesen dann wieder abzuholen. Und Zeit können wir auch nicht ausleihen, wenn’s mal eng wird, um sie später zurückzuzahlen. Deshalb ist es so wichtig, dass wir unsere Zeit sinnvoll und effektiv verwenden. Wir haben jede Minute nur ein Mal.

Natürlich können wir auch im Service einiges tun, um diese hektischen Tage etwas entspannter und ruhiger zu gestalten. Egal, ob wir nun Kunde sind oder Dienstleister, es hilft allen, wenn wir uns möglichst oft bewusst machen, dass unser Gegenüber auch „nur“ ein Mensch ist mit den gleichen Herausforderungen wie wir, dem gleichen Stress und dem gleichen Berg an Dingen, die noch erledigt werden wollen.

Freude ausstrahlen

Deshalb Tipp Nummer fünf: Freuen Sie sich. Freuen Sie sich über alles Gute, das Ihnen geschieht, und darüber, dass es Ihnen geschieht. Freuen Sie sich darüber, dass Sie voll im Leben stehen, dass man Ihnen Aufgaben zutraut und Sie Ihnen überträgt, dass man Ihnen vertraut und Sie um Rat fragt, sei es im Beruf, vor Kunden oder zuhause bei Ihrer Familie und Ihren Freunden. Sehen Sie jede Zeile auf Ihrem Erledigungsplan als Zeichen des Vertrauens, das Andere in Sie haben, denn genau das ist es, auch, wenn wir das manchmal in der täglichen Hektik vergessen.

Lächeln verbreiten

Lächeln verbreiten
Lächeln

Und aus dieser Freude ergibt sich fast von alleine der sechste Tipp: Lächeln Sie. Lächeln Sie ihre Mitmenschen freundlich an. Jeden, ob Kunden oder Verkäufer, lächeln Sie. Es tut Menschen gut, angelächelt zu werden, auch und gerade in hektischen Zeiten. Es tut auch gut, andere anzulächeln. Und Sie werden sehen: Die Menschen lächeln zurück. Und das wiederum tut Ihnen selbst doppelt gut.

Lächeln Sie auch ihre Aufgaben an. Freuen Sie sich über jede erledigte Aufgabe, über jeden Haken, den Sie auf Ihrem Erledigungsplan machen können.

Lächeln befreit die Seele und macht gute Laune. „Heitere Gelassenheit“ sollte das Ziel sein, denn davon brauchen wir viel mehr in unserer Gesellschaft.

Heitere Gelassenheit

Heitere Gelassenheit also, der siebte und letzte Tipp. Heitere Gelassenheit im Umgang mit uns selbst, und natürlich auch mit unseren Freunden und Verwandten bei den traditionellen Festen, die in den nächsten Tagen anstehen. Und heitere Gelassenheit auch im Umgang mit unseren Kunden und den Verkäufern, je nachdem, auf welcher Seite wir gerade stehen. Nehmen wir es also nicht persönlich, wenn ein Kunde gestresst ist oder schlechte Laune hat. In den meisten Fällen hat es mit allem anderen zu tun, aber nicht mit uns. Wir sind nur das Ventil. Das ist zwar nicht schön, aber auch nicht schlimm, wenn wir uns dessen bewusst sind. Und wenn wir gerade Kunde sind und einem gestressten Verkäufer gegenüber stehen ist es – wie gesagt - genau das gleiche. Seien wir nachsichtig, seien wir nett, lächeln und üben heitere Gelassenheit. Und freuen wir uns darauf, demselben Menschen in ein paar Wochen wieder als dem gewohnt netten Zeitgenossen zu begegnen, den wir kennen und schätzen.

Fazit

Das sind meine sieben Tipps für guten und gelassenen Service in hektische Zeiten wie diesen. Und wenn Sie Lust haben, dann schreiben Sie mir Ihre Tipps für hektische Zeiten, ich werd’ sie gerne in einem der nächsten Blogs weitererzählen. Ich freu’ mich auf Ihre E-Mails oder Kommentare.

 

In diesem Sinne: Danke für Ihre Aufmerksamkeit und eine wunderbare Zeit wünscht Ihnen
Ihr Wolfgang Foerster

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